Den internen Postverkehr mit KI digitalisieren
Der KI-Transfer-Hub SH begleitet Kontor Business IT beim Förderantrag für ein Projekt zur Entwicklung einer KI-gestützten Software
Domäne
Methode
Der Full-Service IT-Dienstleister Kontor Business IT mit Standorten in Lübeck, Grömitz und Heiligenhafen ist seit 2015 Ansprechpartner in den Bereichen Business IT, Cloud-Lösungen, Software und Webdesign. Dank der konkreten Anfrage eines Kunden betritt das Unternehmen mit der Entwicklung einer intelligenten KI-gestützten Software für ein effektives Papierdokumenten-Management auch die Welt der Künstlichen Intelligenz. Auf diesem Weg wird Kontor Business IT vom KI-Transfer-Hub SH begleitet.
„Die Idee zum Projekt einer automatisierten Dokumententrennung und Kategorisierung hatten wir im Frühling 2021“, sagt Co-Geschäftsführerin Carolina Wehrmann, „einer unserer Kunden – ein Verein – fragte uns explizit nach einem Produkt, das den internen Postverkehr automatisiert und dadurch die Mitarbeiter entlastet.“
Das Team begann zu recherchieren und fand existierende Lösungen von großen Anbietern im kostenintensiven Bereich. „Wir wollen eine schlanke Lösung bieten, die sich unsere Kunden – besonders die kleinen und mittleren Unternehmen – leisten können, ohne dass sie hohe Investitionen vornehmen müssen. Da es dies derzeit nicht auf dem Markt gibt, haben wir uns gesagt: Das machen wir selbst.“
Kontor Business IT hat sich seit Unternehmensgründung eine hohe Expertise im Bereich der Softwareentwicklung aufgebaut mit einem eigenen Data Center in Hamburg. Das breit aufgestellte Entwicklerteam realisiert individuelle, webbasierte Softwarelösungen für seine Kunden in verschiedenen Branchen. Nach und nach kamen die Bereiche des maschinellen Lernens und der neuronalen Netzwerke hinzu - mittlerweile arbeitet ein Mitarbeiter ausschließlich an eigenen KI-Lösungen.
Künstliche Intelligenz bedeutet für das Unternehmen viel forschen und ausprobieren. Daher sei eine Förderung für ein neues eigenfinanziertes Projekt enorm wichtig. Auf der Suche nach geeigneten Förderprogrammen führte das Team erste Gespräche mit den Förder- und Innovationsberatern der WTSH. Von dort folgte die Vernetzung mit dem KI-Transfer-Hub SH um Projektleiter Andreas Hennig und Projektmanager Leonid Kock.
„Für das Projekt von Kontor Business IT eignete sich das BFEI-Programm, das betriebliche Forschung, Entwicklung und Innovation von der Idee bis zur Umsetzung technischer Lösungen fördert“, erläutert Andreas Hennig, „wir sind für den Projektantrag in der Begleitung zum Beispiel gemeinsam die Ideenskizze und Projektabläufe durchgegangen.“
„Wir haben dabei vom KI-Transfer-Hub SH im Zuge der Antragstellung viele Hilfestellungen und konstruktive Kritik erhalten“, ergänzt Carolina Wehrmann, „insgesamt waren wir gut vorbereitet und wussten, wie wir auch zeitlich planen können. Es ging alles sehr schnell: Im Herbst 2021 haben wir bereits den vorzeitigen Maßnahmenbeginn bewilligt bekommen. Dadurch konnten wir mit dem Aufbau der Projektumsetzung starten. Im Januar beginnen wir mit dem Forschen an den neuronalen Netzwerken.“
Carolina Wehrmann erläutert, wo die KI-Software ansetzen soll: „Jeden Tag sammelt sich in Unternehmen, Behörden oder Vereinen ein hoher Stapel Papierpost in der Ablage an, der sortiert und händisch zu den verschiedenen Ansprechpartnern gebracht werden muss. Die Software wird ihnen die Möglichkeit bieten, vordefinierte Regeln zu erstellen, Prozesse zu automatisieren und Post digital in der Cloud zu sortieren. Alle Briefe, in denen zum Beispiel Geschäftsführung erwähnt wird, gehen gleichzeitig digital an die Geschäftsführung. So muss morgens jeder nur einmal kurz gucken: Ist etwas Neues für mich angekommen? Ist es für mich wichtig oder nicht?“
Die KI wird auf die individuellen Bedürfnisse trainiert. Das händische Papierdokumenten-Management fällt weg. Man muss keine Akten mehr wegheften oder mit der Post durch die Flure laufen, sondern die Schreiben nur einmal einscannen. So bleibt Zeit für Aufgaben, die wirklich wichtig sind.
Spätestens im Zuge der Corona-Krise ist die Digitalisierung bei vielen KMU im Land angekommen, wie Carolina Wehrmann beobachtet hat. „Sie beginnen jetzt damit, ihre Prozesse zu digitalisieren. Hier kann das geplante, KI-gestützte automatisierte Dokumentenmanagement ein wichtiger Bestandteil für sie werden.“ Kontor Business IT möchte den Kunden eine Software bereitstellen, die individuell an die jeweilige Unternehmensgröße angepasst werden kann.
Zunächst erhielt Kontor Business IT Ende Dezember selbst eine besondere Unterstützung - den Zuwendungsbescheid für das beantragte KI-Projekt: "Jetzt können wir gleich zum Jahresbeginn die nächsten Schritte gehen. Wir haben drei Pilotkunden gefunden – ein Verein, ein Unternehmen und eine Verwaltung – mit denen wir die Tests durchführen und mit deren Daten wir den Algorithmus trainieren können. Im November 2022 wollen wir marktfähig sein.“
Die Kontor Business IT GmbH hat das Projekt initiiert, welches Ende 2023 von der Splitbot GmbH als eigenständiges Unternehmen ausgegründet wurde.
Splitbot GmbH
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Tel. +49 451 59983090
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